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Erlauben Sie Benutzern, nur Word-Dokumente anzuzeigen und sie nicht bearbeiten, kopieren oder speichern zu können

In einer traditionellen Windows Server 2003-Umgebung mit AD haben wir einen Ordner für unsere Richtliniendokumente (MS Word) freigegeben. Diese Dokumente werden gelegentlich vom Administrator (Schulleiter) bearbeitet/aktualisiert. Benutzer haben nur Lesezugriff auf den Ordner. Sie können jedoch weiterhin speichern und den Inhalt ändern.

Sharepoint ist eine mögliche Lösung, aber nicht einfach zu implementieren. Wir haben auch über die Verwendung eines CMS unter Linux und die Installation von Joomla nachgedacht, damit Benutzer die Dokumente nur mit einem Dokumentenverwaltungssystem anzeigen können. Es ist jedoch möglich, den Richtlinienordner im Netzwerk automatisch abzurufen und in ein von diesem Benutzer formatiertes Format zu konvertieren kann nur anzeigen und nicht kopieren?

Wir haben auch daran gedacht, die Dokumente zum Sichern des PDF-Formats zu speichern, der Auftraggeber möchte jedoch ein automatisiertes System. Grundsätzlich möchte sie nur in Word arbeiten und die Richtlinien müssen den Mitarbeitern des Netzwerks zur Verfügung stehen.

Irgendwelche Ideen? Sehr geschätzt

antworten

Verwenden Sie das integrierte Information Rights Management, um die Berechtigungen einzuschränken.

Müssen Mitarbeiter EVER jemals Dokumente ändern? Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie ihnen eine Kopie von Word Viewer geben, anstatt nur Word.

Wenn Dokumente tatsächlich geändert werden müssen (nur nicht die Dokumente in diesem Ordner), ist dies offensichtlich nicht geeignet.

Welche Version von Word?

Wir verwenden immer noch 2003 und die "Protect Document" -Funktionen würden das tun, was Sie wollen.

  • Wählen Sie im Menü Extras die Option Optionen
  • Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument schützen ...
  • Schreibschutz als Bearbeitungsbeschränkung auswählen
  • Fügen Sie eine Ausnahme für die Person hinzu, die die Dokumente aktualisiert.

Wir machen dasselbe mit einigen Richtliniendokumenten. Wir haben sie auf einer Freigabe, die nur von den meisten gelesen werden kann, und die nur von wenigen Personen geschrieben werden kann, die die Dokumente aktualisieren können. Wir machen uns jedoch keine Sorgen darüber, dass jemand seine eigene Kopie anfertigt und Änderungen vornimmt, denn was wäre der Sinn? Die "offizielle" Kopie ist diejenige im Netzwerk, daher sind Unterschiede in einer lokalen Kopie nicht gültig.

Wie wäre es, wenn Sie einen zweiten freigegebenen Ordner für die Mitarbeiter verwenden und die PDF-Versionen der Dokumente grundsätzlich speichern lassen?

Sie sollten in Erwägung ziehen, Word-Dokumente für diese Art von Verwendung überhaupt zu verwenden. Mit einem ähnlichen Szenario habe ich mich für digital signierte PDFs entschieden, die aus den Word-Dokumenten erstellt wurden. Jegliche Manipulation ist offensichtlich.